Vichy Catalan, eine führende Marke auf dem Markt für kohlensäurehaltiges Mineralwasser, hat gemeinsam mit GOLIVE und Namirial die Unterzeichnung und Verwaltung seiner Vertriebsdokumente optimiert. Durch die Integration von Gladtolink und elektronischen Multikanal-Signaturen konnte das Unternehmen die Bearbeitungszeiten verkürzen, die Nachverfolgbarkeit verbessern und sein Engagement für Nachhaltigkeit stärken, wodurch schnellere und effizientere Abläufe ermöglicht wurden.
Mit einer Präsenz in 48 Ländern und einer führenden Position auf dem spanischen Markt für kohlensäurehaltiges Mineralwasser vereint die Vichy Catalan Corporation Unternehmen wie Premium Mix Group, Aquablue und das Vichy Catalan Spa Hotel. Ihre Fähigkeit, Innovationen voranzutreiben und sich an neue Trends anzupassen, war entscheidend dafür, ihre Position als Referenzunternehmen in der Getränkeindustrie zu behaupten.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen, sein Vertriebsnetz zu digitalisieren, um die Effizienz zu steigern, manuelle Prozesse zu reduzieren und sein Engagement für Nachhaltigkeit weiter auszubauen.
Die Herausforderung: die Abhängigkeit von manuellen Prozessen überwinden
Das Vertriebsmanagement von Vichy Catalan basierte auf traditionellen Prozessen, die die Abläufe verlangsamten und Risiken mit sich brachten:
- Versand der Dokumente per E-Mail, anschließend Ausdruck und handschriftliche Unterzeichnung.
- Langsamer Informationsfluss zwischen Teams und Kunden.
- Begrenzte Nachverfolgbarkeit, wodurch Kontrolle und Sicherheit erschwert wurden.
- Risiko von Fehlern und Informationsverlust.
- Die Kundenerfahrung wurde durch Verzögerungen bei der Unterzeichnung von Verträgen und Bestellungen beeinträchtigt.
Die Herausforderung war nicht nur technologischer, sondern auch kultureller Natur: die Arbeitsweise des gesamten Vertriebsnetzes zu verändern, indem digitale Werkzeuge eingeführt wurden, die Agilität, Kontrolle und Vertrauen gewährleisten.
Die Lösung: Integration von Gladtolink und elektronischen Multikanal-Signaturen
Um diese Herausforderung zu meistern, schlug GOLIVE, ein auf digitale Lösungen spezialisierter Partner, ein umfassendes Projekt vor, das Folgendes kombiniert:
- Gladtolink: eine No-Code-Plattform, die die digitale Erstellung, Speicherung und Einsicht von Dokumenten ermöglicht und gleichzeitig das Dokumentenmanagement sowie die Integration mit dem ERP-System JD Edwards vereinfacht.
- Elektronische Multikanal-Signatur: eine qualifizierte Vertrauensdienstlösung, die die rechtliche Gültigkeit, Integrität und Nachverfolgbarkeit jedes Vertrags gewährleistet.
Die Rolle von GOLIVE war entscheidend, um eine reibungslose Integration beider Technologien sicherzustellen und Vichy Catalan während des gesamten Digitalisierungsprozesses zu begleiten.
Im Rahmen dieser Lösung wurden je nach Anforderungen des Vertriebsteams verschiedene Signaturverfahren eingeführt:
- Biometrische Vor-Ort-Signatur: Der Vertriebsmitarbeiter erfasst die Daten während des Besuchs, und der Kunde unterschreibt direkt vor Ort.
- Remote-Signatur: Der Vertrag wird auf der No-Code-Plattform erstellt und an den Kunden gesendet, der seine Steuerdaten eingibt und digital unterschreibt.
„Dank der von GOLIVE und Namirial vorgeschlagenen Lösung konnten wir unser Vertriebsnetz erfolgreich digitalisieren. Die digitale Signatur vereinfacht die Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen und hat unsere Effizienz deutlich gesteigert.“
— Benito Cerrillo, IT Director, Vichy Catalan
Ergebnisse und Vorteile
Die Implementierung dieser Lösung hat die Verwaltung des Vertriebsnetzes von Vichy Catalan grundlegend verbessert, mit klaren Auswirkungen auf Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit:
- +39 % mehr unterzeichnete Dokumente im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr.
- Von 15 auf 1 Minute zur Integration der Informationen in das ERP.
- Von 2 Minuten auf 0 für die Archivierung von Dokumenten, die nun vollständig automatisiert erfolgt.
- Mehr Kontrolle und Nachverfolgbarkeit in jeder Phase.
- Sofortiger Zugriff auf Dokumente von überall.
- Detaillierte Nachweise für jede Signatur, einschließlich IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Öffnung der E-Mail.
- Deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs und damit Stärkung des Engagements des Unternehmens für Nachhaltigkeit.
Eine Partnerschaft, die Effizienz und Nachhaltigkeit im Vertrieb vorantreibt
Die Digitalisierung des Vertriebsnetzes hat das Dokumentenmanagement von Vichy Catalan grundlegend verändert und für mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit gesorgt. Gemeinsam mit GOLIVE und der Technologie von Namirial festigt das Unternehmen seine Position als Vorreiter verantwortungsvoller Innovation in der Getränkeindustrie.
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Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wird sie nun auf der Website von Namirial ausschließlich zu Informations- und Archivierungszwecken bereitgestellt. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.