Dank elektronischer Signaturen das Portfolio erweitern und Kundinnen und Kunden noch mehr Möglichkeiten anbieten
(HERRENBERG) – 21.02.2024: Die lebhaften Diskussionen seit Ende Dezember über das Ende des kostenlosen PIN-Briefes für die Rücksetzung und Aktivierung der digitalen Identität auf dem elektronischen Personalausweis haben wieder gezeigt: Die Digitalisierung in Deutschland legt leider ab und zu den Rückwärtsgang ein. Unternehmen wie zum Beispiel Banken müssen mit positivem Beispiel voran gehen und Druck auf die Politik ausüben, um wichtige Veränderungen voranzutreiben. An Möglichkeiten mangelt es da nämlich nicht. Und Digitalisierung muss nicht direkt bedeuten, dass alle papierbasierten Prozesse fortan verboten sind, sondern kann auch einfach ein erweitertes Angebot für die eigenen Kundinnen und Kunden bedeuten. Gerade wenn es um enge, langfristige Kundenbeziehung geht, kann durch die Einführung digitaler Signaturen das Angebot erweitert und Kundinnen und Kunden eine weitere, bequeme Art der Dokumentenunterzeichnung und –verwaltung angeboten werden.
Unterschreiben auf Papier oder auf dem Tablet oder per Smartphone? Warum entweder oder?
Ein Punkt, den alle Kundinnen und Kunden zu schätzen wissen, ist Flexibilität. Warum nur für eine Signaturart festlegen, wenn es so leicht geht, beide Prozesse anzubieten: Unterschreiben auf Papier und auf dem Tablet, aber mit dem gleichen Gefühl. Eine biometrische Signatur auf dem Tablet beim sogenannten In-Person-Signing vor Ort fühlt sich genauso intuitiv an wie mit dem Stift auf Papier zu unterschreiben. Die biometrischen Daten werden hierbei aber genauso erfasst und gespeichert.
Und wir können sogar noch einen Schritt weitergehen. Privatbanken haben ebenfalls die Möglichkeit, ihren Kundinnen und Kunden eine (fortgeschrittene oder bei Wunsch auch qualifizierte) Fernunterschrift zu ermöglichen, um lange Anfahrts- oder Postwege zu vermeiden. Das bedeutet für die Bank und die Kundinnen und Kunden volle Flexibilität. Prozesse können optimal abgebildet werden, transparent für beide Seiten und komplett sicher. Dies funktioniert von überall aus und ermöglicht beiden Seiten mehr Möglichkeiten.
Auch wenn mehrere Personen unterzeichnen müssen, z.B. beide Ehepartner, kann der Signaturprozess kinderleicht digital abgebildet werden. Der digitale Workflow hat hierbei auch den entscheidenden Vorteil, dass es zu jeder Zeit genau nachvollziehbar ist, wer wann unterschrieben hat und wessen Unterschrift gegebenenfalls noch fehlt.
Kreditinstitute, die auch im Ausland tätig sind, sollten Lösungen wählen, mit denen neben der handschriftlichen Unterschrift gleichzeitig die Möglichkeit besteht, weitere Verfahren zur Erzeugung elektronischer Signaturen einzubinden. Der hybride Modus spricht eine größere Anzahl an Kundinnen und Kunden an und lässt im Signaturprozess keine Wünsche offen – während die Unterschriften, egal ob digital oder analog, rechtswirksam gesetzt werden.
Und apropos Ausland: Durch die EU-Verordnung 910/2014 eIDAS können deutsche Banken, wenn sie Zertifikate zur Erzeugung qualifizierter Signaturen einsetzen möchten, ihre Anbieter zur Integration elektronischer Signaturen in der gesamten EU auswählen. Für die Bereitstellung von Zertifikaten gibt es hinsichtlich der Kosten, Rechtskonformität und technischer Umsetzung große Unterschiede je nach Herkunftsland der Anbieter.
Anwendungsfälle für e-Signaturen bei Privatbanken
Für den überwiegenden Teil der Geschäftsprozesse im Bankwesen gibt es keine Schriftformerfordernis. Für diese formfreien Vorgänge kommt die „gewillkürte Schriftform“ zum Einsatz. Sie entstand aus der Überlegung, im Streitfall die Unterschriften auf Papier als Beweismittel für eine aktive Willenserklärung der Unterzeichner heranziehen zu können. Mit Lösungen zur elektronischen Unterschrift wird heute schon ein breites Spektrum an Vorgängen in Banken abgedeckt. Beispielsweise die Änderung und Löschung von Konten; Belege für Ein- und Auszahlung, Überweisungen und Lastschriften, Anlegen und Bearbeiten von Daueraufträgen und Rücklastschriften, diverse Verträge, Zugänge zu Schließfächern, An- und Verkauf von Devisen. Auch Beratungsprotokolle können elektronisch unterschrieben werden.
Langzeitzertifikate ermöglichen es den Kundinnen und Kunden von Privatbanken, wiederkehrende Unterlagen, die der Schriftform bedürfen elektronisch signieren zu können – auch über einen längeren Zeitraum hinweg. So müssen diese nicht erneut identifiziert werden, sondern können direkt mit ihrem bestehenden Zertifikat unterzeichnen und sparen somit wertvolle Zeit.
Viele gute Gründe für den Einsatz von elektronischen Signaturen bei Privatbanken
Wichtig für Kundinnen und Kunden als auch für Privatbanken selbst, ist natürlich immer der Sicherheitsaspekt. Unterlagen, Verträge, Protokolle und alle weiteren Dokumente müssen geschützt sein. Die elektronische Form bietet absolute Datensicherheit. Die Identitäten der Unterzeichnenden werden durch ein offiziell zertifiziertes Identifikationsverfahren geprüft und bestätigt – erst dann können Signaturen gesetzt werden. Im besten Fall entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihnen eine Lösung auch mit On-Premise Version anbietet. So läuft der gesamte Prozess über Ihre eigenen Server.
Für Banken selbst birgt die Option des White-Label-Branding einen entscheidenden Vorteil: Es vermittelt Sicherheit und Vertrautheit beim Unterzeichnen, da die Person, die unterzeichnet, keine weiteren Firmennamen sieht und eventuell dadurch verunsichert wird. Es entsteht dadurch auch ein nahtloser Signaturprozess unter Ihrer Corporate Identity, sozusagen “in einem Rutsch”.
Michael Bentlage vom Bank Blog nennt am 23. Januar diesen Jahres Nachhaltigkeit als eines der wichtigsten Themen für Privatbanken in 2024. Das bedeutet, es gilt, unnötige Papierberge zu vermeiden, Postwege zu umgehen, aber auch eventuell lange Anfahrtsstrecken von Kundinnen und Kunden so gut es geht zu reduzieren und zu minimieren. Durch eine elektronische Signaturlösung können Privatbanken dies Ihren Kundinnen und Kunden zumindest als weitere Option anbieten und so ihre Nachhaltigkeits-Bemühungen steigern.
Von umfangreicher Projekterfahrung profitieren
Die Namirial Signatur-Experten Daniel Peischl und Habib Bejaoui verfügen über umfangreiche Erfahrung über die Integration elektronischer Signaturen. In den letzten Jahren haben sie zahlreiche Banken dabei unterstützt, ihre Prozesse zu vereinfachenund bereits digitalisierte Prozesse weiter zu optimieren. Sie verfügen über Wissen und Erfahrung in diesem Bereich und sind Ihre Ansprechpartner.
Über die neuen Möglichkeiten zur Identifizierung und Erzeugung von Signaturen, deren Integration und die Orchestrierung von Workflows mit Signaturen gibt es einen großen Beratungsbedarf.
Um passgenaue Lösungsvorschläge zu machen, werden jeweils die Anwendungsfälle, die für die einzelne Privatbank im Vordergrund stehen, mit ihren rechtlichen, technischen und operativen Rahmenbedingungen, reflektiert. Dabei können unter anderem folgende Fragen beleuchtet werden:
- Zuständigkeit: Wer ist für die Signaturlösungen zuständig und führt diese in Ihrem Unternehmen ein?
- Auswahl: Welche Art von Signaturen wird benötigt? (Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur?) Welche Formvorschriften gibt es gegebenenfalls zu erfüllen?
- Signaturverlauf: Wie viele Personen müssen unterzeichnen und gibt es eine festgelegte Reihenfolge?
- Integration: Wie fügen sich unsere Signaturlösungen am besten in Ihre Prozesse ein, sodass sie für Sie und Ihre Kundinnen und Kunden echten Mehrwert bietet?
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