Die Stadtverwaltungen von Salou und Manlleu haben mit der Einführung der biometrischen Vor-Ort-Signatur mit Unterstützung von Peakway und Namirial einen entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transformation gemacht. Die in das elektronische Aktenverwaltungssystem von Grupo Meana integrierte Lösung ermöglicht es, jeden am Schalter durchgeführten Vorgang automatisch in die digitale Akte zu übernehmen. Dadurch werden Effizienz, Rechtssicherheit und Bürgererlebnis verbessert und der Übergang zu einer papierlosen Verwaltung vorangetrieben.
Die Stadtverwaltungen von Salou und Manlleu mit 27.000 beziehungsweise 20.000 Einwohnern engagieren sich seit mehr als zehn Jahren für die elektronische Verwaltung und die Modernisierung der Bürgerservices.
Mit der Unterstützung von Peakway, einem Partner von Namirial, und der Integration von GADD Grupo Meana haben beide Kommunen durch die Einführung der biometrischen Vor-Ort-Signatur in ihren Büros einen entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transformation gemacht.
Die Herausforderung
Beide Kommunalverwaltungen wollten die Digitalisierung auch Bürgerinnen und Bürgern zugänglich machen, die persönliche Dienstleistungen bevorzugen, und dabei ein einfaches, schnelles Erlebnis ohne technologische Hürden gewährleisten.
In Salou bestand das Ziel darin, das Eingangssystem zu digitalisieren und gleichzeitig die Effizienz der Bürgerbüros aufrechtzuerhalten.
„Wir befürchteten, dass sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit in den Bürgerbüros verlängern könnte. Die anfängliche Unterstützung der Nutzer hat die Einführung jedoch erheblich erleichtert.“
— Jesús Redón Diez-Canseco, Leiter der Informationssysteme, Stadtverwaltung Salou
In Manlleu bestand die Herausforderung darin, das Projekt für papierlose Büros weiterzuentwickeln und die elektronische Verwaltung für die gesamte Bevölkerung zugänglich zu machen.
„Die größte Herausforderung bestand darin, von Anfang an biometrische Identifikations- und elektronische Signatursysteme einzuführen, die der gesamten Bevölkerung zur Verfügung stehen und Papier sowie Zeit einsparen, ohne die Bürgerservices zu beeinträchtigen.“
— Mª Carme Noguer, Leiterin Organisation, Personal und elektronische Verwaltung, Stadtverwaltung Manlleu
Die Lösung
Mit der Beratung von Peakway und der Technologie von Namirial wurde ein System für biometrische Vor-Ort-Signaturen eingeführt, das vollständig in das elektronische Aktenverwaltungssystem von Grupo Meana integriert ist.
Dadurch werden sämtliche Anträge, Dokumente und Vorgänge, die am Schalter eingeleitet werden, automatisch in die digitale Akte der jeweiligen Person übernommen, mit vollständiger Rechtsgültigkeit und maximaler Sicherheit. Das Projekt umfasste außerdem Schulungen und Unterstützung für die Beschäftigten der Stadtverwaltungen, sodass der Übergang sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Bürgerinnen und Bürger transparent und reibungslos verlief.
„Jeder persönlich durchgeführte Vorgang wird nun direkt in die elektronische Akte der jeweiligen Person übernommen, mit allen Garantien für eine gültige Identifizierung und Signatur sowie auf einfache und schnelle Weise.“
— Mª Carme Noguer, Stadtverwaltung Manlleu
Die Ergebnisse
Die Einführung der biometrischen Vor-Ort-Signatur hat zu unmittelbaren Verbesserungen im täglichen Betrieb beider Stadtverwaltungen geführt:
- Nahezu vollständiger Verzicht auf Papier bei persönlich durchgeführten Verwaltungsvorgängen.
- Deutliche Zeit- und Ressourceneinsparungen beim Scannen, Archivieren und Aufbewahren von Dokumenten.
- Schnellere Bearbeitung bei den Bürgerservices.
- Höhere Zufriedenheit mit den Dienstleistungen bei den Bürgerinnen und Bürgern.
- Ausweitung der Digitalisierung auf weitere Bereiche, beispielsweise das Personalwesen.
„Die guten Ergebnisse und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der biometrischen Signatur ermutigen uns, die digitale Transformation fortzusetzen und die Papiernutzung weiter zu reduzieren.“
— Jesús Redón, Stadtverwaltung Salou
Eine Zusammenarbeit, die die Modernisierung vorantreibt
Das Beispiel von Salou und Manlleu zeigt, wie die Zusammenarbeit zwischen Kommunalverwaltungen, Technologiepartnern und Namirial eine konkrete digitale Transformation ermöglicht, die Effizienz, Nachhaltigkeit und die Qualität der Bürgerservices miteinander verbindet.
„Die Herausforderung eines Projekts zur digitalen Transformation liegt im Zeitaufwand und in der erforderlichen Agilität. In Salou und Manlleu wurde sehr erfolgreich eine kurzfristige Roadmap umgesetzt, die den Weg für neue Initiativen ebnet.“
— Xavier Sancliment, Gründer von Peakway
Diese Kommunen positionieren sich als Vorreiter bei der Modernisierung der öffentlichen Verwaltung in Katalonien und verfolgen das klare Ziel, den Umfang ihrer papierlosen Büros weiter auszubauen.
Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Informations- und Archivierungszwecken auf der Website von Namirial bereitgestellt. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.