Introduction

Le centre régional de conservation Marche DigiP offre une solution technologique, organisationnelle, juridique et archivistique pour la gestion et la conservation des archives numériques de Regione Marche et d’autres administrations publiques et autorités locales affiliées. Au 31 mars 2025, plus de 250 entités y participaient.

Défis et raisons d’une bonne gestion du service de conservation conforme

Dans le cadre de la transformation numérique de l’administration publique, la conservation numérique conforme joue un rôle stratégique pour les régions et autres organismes publics, qui sont tenus de stocker un volume croissant de documents numériques ayant une valeur juridique, administrative et probante à long terme.

La législation italienne et européenne impose des exigences strictes en matière de stockage des documents électroniques, dans le but de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur lisibilité et leur récupérabilité à long terme. Pour une région, disposer d’un système de stockage conforme n’est pas seulement une obligation réglementaire, mais aussi une opportunité de simplifier les processus internes, de réduire les coûts de gestion, de promouvoir l’interopérabilité entre les entités et d’améliorer l’accès aux services pour les citoyens et les entreprises.

Pourquoi la Regione Marche avait besoin d’un service de stockage conforme

Comme toutes les administrations publiques, les régions sont tenues par la loi de conserver sous forme numérique les documents électroniques produits ou reçus, conformément au CAD (Code de l’administration numérique), aux directives de l’AgID et à la réglementation eIDAS. La conservation conforme garantit que les documents conservent leur valeur juridique au fil du temps.

Depuis le 1er janvier 2012, tous les organismes publics sont tenus par la loi de stocker les documents conformément à la réglementation en vigueur. Grâce à un financement européen pour la création et la gestion d’un centre de stockage de documents pour elle-même et les organismes régionaux (communes, provinces, autorités sanitaires locales et autres), la Regione Marche a lancé un appel d’offres, qui a été remporté par Namirial en 2012.

La Regione Marche gère une grande quantité de documents : résolutions, décisions, actes administratifs, contrats, communications, données sanitaires et environnementales, etc.
Un système de stockage conforme vous permet de :

• Organiser et classer correctement les documents.
• Garantir l’intégrité, l’authenticité et la disponibilité à long terme.
• Empêcher la perte ou l’altération des données.

La numérisation des documents et leur archivage conforme réduisent les coûts d’archivage physique, les temps de recherche et d’accès aux documents, ainsi que le risque de duplication et de gestion inefficace.

De plus, la continuité du service est garantie même en cas d’urgence, et les données sont protégées contre tout accès non autorisé grâce à des systèmes de sécurité certifiés.

Pourquoi Namirial

Le service Namirial Storage est l’un des systèmes de stockage numérique les plus utilisés et les plus populaires en Italie. Il stocke actuellement plus de 4,5 milliards de documents de différents types, avec un flux quotidien de plus d’un million de documents.

En attendant le lancement opérationnel du nouveau centre, la Région avait temporairement confié le stockage de ses documents au ParER (Centre d’archivage d’Émilie-Romagne). Dans l’intervalle, chaque organisme public régional avait pu choisir son propre fournisseur de stockage, souvent différent d’un organisme à l’autre.

La création du centre régional a représenté une étape importante vers la standardisation des procédures de stockage, en centralisant le service dans une seule installation de stockage. Cela a permis de mettre en place un processus personnalisé pour la Région et ses organismes, dans le but d’optimiser et de simplifier les activités de stockage des documents.

L’activité manuelle a été automatisée grâce au développement d’un nouveau module logiciel qui, en communiquant avec le système de stockage du client, applique les modifications individuelles demandées.

La gestion des applications, entendue comme l’ensemble des activités visant à superviser le bon fonctionnement de l’application DiGiP, est confiée à une structure technique spécialisée coordonnée par Namirial (qui a développé l’application en collaboration avec la Regione Marche).

Les structures du centre de données surveillent les systèmes grâce à des agents installés sur les équipements, qui vérifient le bon fonctionnement des composants matériels/logiciels et l’accessibilité des systèmes.