Einführung

Das Regionale Konservierungszentrum Marche DigiP bietet eine technologische, organisatorische, rechtliche und archivtechnische Lösung für die Verwaltung und Konservierung der digitalen Archive der Regione Marche und anderer angeschlossener öffentlicher Verwaltungen und lokaler Behörden. Zum 31. März 2025 gab es über 250 teilnehmende Einrichtungen.

Herausforderungen und Gründe für eine gute Verwaltung des konformen Archivierungsdienstes

Bei der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung spielt die konforme digitale Archivierung eine strategische Rolle für Regionen und andere öffentliche Einrichtungen, die verpflichtet sind, eine immer größere Menge an digitalen Dokumenten mit uneingeschränkter rechtlicher, administrativer und beweiskräftiger Gültigkeit über einen längeren Zeitraum aufzubewahren.
Die italienische und europäische Gesetzgebung stellt strenge Anforderungen an die Speicherung elektronischer Dokumente, um deren Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Abrufbarkeit langfristig zu gewährleisten. Für eine Region ist ein konformes Speichersystem nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance, interne Prozesse zu vereinfachen, Verwaltungskosten zu senken, die Interoperabilität zwischen Behörden zu fördern und den Zugang zu Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen zu verbessern.

Warum die Regione Marche einen konformen Speicherservice benötigte

Wie alle öffentlichen Verwaltungen sind auch Regionen gesetzlich verpflichtet, erstellte oder empfangene elektronische Dokumente gemäß dem CAD (Digital Administration Code), den AgID-Richtlinien (in Italien) und den eIDAS-Vorschriften digital zu archivieren. Eine konforme Archivierung gewährleistet, dass Dokumente ihren rechtlichen Wert über einen längeren Zeitraum behalten.

Seit dem 1. Januar 2012 sind alle öffentlichen Einrichtungen gesetzlich verpflichtet, Dokumente gemäß den geltenden Vorschriften zu speichern. Dank europäischer Fördermittel für die Einrichtung und Verwaltung eines Dokumentenarchivierungszentrums für sich selbst und regionale Einrichtungen (Gemeinden, Provinzen, lokale Gesundheitsbehörden und andere) hat die Regione Marche eine Ausschreibung veröffentlicht, die 2012 an Namirial vergeben wurde.

Die Regione Marche verwaltet eine große Menge an Dokumenten: Beschlüsse, Entscheidungen, Verwaltungsakte, Verträge, Mitteilungen, Gesundheits- und Umweltdaten usw.

Ein konformes Speichersystem ermöglicht es:

• Dokumente korrekt zu organisieren und zu klassifizieren.
• Integrität, Authentizität und langfristige Verfügbarkeit sicherzustellen.
• Datenverlust oder -verfälschung zu verhindern.

Die Digitalisierung von Dokumenten und ihre konforme Speicherung reduzieren die Kosten für die physische Archivierung, die Such- und Zugriffszeiten für Dokumente sowie das Risiko von Duplikaten und ineffizienter Verwaltung.

Darüber hinaus ist die Kontinuität der Dienstleistungen auch im Notfall gewährleistet, und die Daten sind dank zertifizierter Sicherheitssysteme vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Warum Namirial

Der Namirial Storage Service ist eines der am weitesten verbreiteten und beliebtesten digitalen Speichersysteme in Italien und speichert derzeit mehr als 4,5 Milliarden Dokumente verschiedener Art mit einem täglichen Durchsatz von mehr als einer Million Dokumenten.

Bis zur Inbetriebnahme des neuen Zentrums hatte die Region die Speicherung ihrer Dokumente vorübergehend dem ParER (Archivzentrum der Emilia-Romagna) anvertraut. In der Zwischenzeit konnte jede regionale Behörde ihren eigenen Speicheranbieter wählen, der sich oft von einer Behörde zur anderen unterschied.

Die Schaffung des regionalen Zentrums war ein wichtiger Schritt zur Vereinheitlichung der Speicherverfahren und zur Zentralisierung des Dienstes in einer einzigen Speichereinrichtung. Dies ermöglichte die Implementierung eines maßgeschneiderten Prozesses für die Region und ihre Einrichtungen mit dem Ziel, die Dokumentenspeicherung zu optimieren und zu vereinfachen.

Die manuellen Tätigkeiten wurden durch die Entwicklung eines neuen Softwaremoduls automatisiert, das mit dem Speichersystem des Kunden kommuniziert und die gewünschten individuellen Änderungen vornimmt.

Das Anwendungsmanagement, verstanden als die Gesamtheit der Aktivitäten zur Überwachung der korrekten Funktion der DiGiP-Anwendung, wird einer spezialisierten technischen Struktur anvertraut, die von Namirial (das die Anwendung in Zusammenarbeit mit der Regione Marche entwickelt hat) koordiniert wird.

Die Strukturen des Rechenzentrums überwachen die Systeme mithilfe von Agenten, die auf den Geräten installiert sind und die korrekte Funktion der Hardware-/Softwarekomponenten sowie die Zugänglichkeit der Systeme überprüfen.