Einführung
BG prevent (ehemals B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH) ist der führende Dienstleister in Deutschland im Bereich Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und betriebliches Gesundheitsmanagement. Mit über 3.600 Expertinnen und Experten betreut das Unternehmen mehr als 210.000 Unternehmen und öffentliche Einrichtungen deutschlandweit und branchenübergreifend.
Mit mehr als 150 Standorten ist BG prevent nah an den Kundinnen und Kunden und sorgt für gesunde und sichere Arbeitsplätze. Dabei stehen nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern auch die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitenden im Fokus.
Herausforderungen und Gründe für die Implementierung einer elektronischen Signaturlösung und eines digitalen Onboardings
Der zunehmende Bedarf an skalierbaren, rechtswirksamen und effizienten Prozessen führte BG prevent zur Entscheidung, papierbasierte Signaturprozesse zu digitalisieren. Im Fokus standen dabei:
- Effizienzsteigerung: Vertragsabschlüsse, interne Freigaben und Kundenprozesse sollten beschleunigt und ortsunabhängig durchgeführt werden können.
- Rechtskonformität und Compliance: Als Anbieter in einem hochregulierten Umfeld (z. B. Arbeitsschutzgesetz, DSGVO) benötigt BG prevent digitale Lösungen mit hohem Beweiswert vor Gericht.
- Nachhaltigkeit: Der digitale Wandel sollte nicht nur Prozesse verschlanken, sondern auch Papier-, Druck- und Versandkosten reduzieren als klarer Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie.
- Erwartungen der Kundinnen und Kunden: Moderne Auftraggeber, ob privatwirtschaftlich oder öffentlich, erwarten nutzerfreundliche, digitale Lösungen auf Augenhöhe.
Warum brauchte BG prevent einen Partner im Vertrauensdienstebereich und was waren die konkreten Anforderungen?
Mit über 300 kritischen Signaturprozessen war klar: Es braucht einen Partner, der nicht nur technologisch führend, sondern auch qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter gemäß eIDAS-Verordnung ist. Für BG prevent war es entscheidend, dass die gewählte Lösung interne sowie externe Prozesse in einer Plattform abbilden kann, hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllt, individuell anpassbar ist (z. B. White-Labeling) und in bestehende Systeme wie HR- oder Facility-Management-Tools integrierbar ist.
Ein strukturierter Auswahlprozess mit über 200 objektiven Bewertungskriterien in den Bereichen Funktionalität, IT-Sicherheit, Datenschutz und Support legte den Grundstein für eine nachhaltige Lösung.
Warum Namirial?
Nach einem mehrstufigen Verfahren (RfI, Proof of Concept, Ausschreibung, Live-Präsentation) fiel die Entscheidung klar auf Namirial als strategischen Digitalisierungspartner. Ausschlaggebend waren:
- eIDAS-konforme elektronische Signaturen (inkl. fortgeschrittener und qualifizierter Signaturen),
- hohe Flexibilität der Plattform bei der Abbildung komplexer Workflows,
- schnelle Implementierung und exzellenter Support durch das deutschsprachige Team,
- White-Label-Funktionalität im vollständigem BG prevent-Design,
- und die gute Usability auf Desktop und mobilen Geräten.
Darüber hinaus überzeugte Namirial mit einem tiefen Verständnis für regulierte Branchen, ausgeprägter IT-Sicherheit und einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.
Heute werden über 150 Signaturprozesse digital abgebildet – von Arbeitsverträgen über ärztliche Gutachten bis hin zu Audit Reports.
Das sagt BG prevent
„Im Auswahlprozess hat uns Namirial nicht nur mit einer starken Lösung, sondern vor allem mit einer herausragenden Präsentation überzeugt – praxisnah, kompetent und mit echtem Verständnis für unsere Anforderungen. Das war der Moment, in dem wir gespürt haben: Das passt. Heute profitieren wir von effizienten, rechtskonformen und durchdacht integrierten Signaturprozessen.“
-Alexander Winkler, Strategischer Projektmanager
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Aufzeichnung: Der Weg zum digitalen Workflow: ein Klick, viele Änderungen bei BG prevent
