Enterprise Content Management

Améliore la collaboration entre les équipes et les organisations, grâce à des portails d’entreprise personnalisables permettant de partager facilement informations et documents

Enterprise Content Management

Gestion optimale des données et des informations

Le système ECM offre une gestion puissante des données grâce à la technologie des web parts. Dans le modèle de distribution SaaS partagé, il fournit l’accès à l’application web Namirial Archive.

Configuration du compte

NamirialArchive vous permet de configurer des comptes via l’espace d’administration, en définissant :

  • entreprise (entreprise privée ou administration publique) ;
  • rôles (utilisateurs, délégués, signataires, responsable de la conservation, responsable du service de conservation, fonctionnaire public) ;
  • types de documents ;
  • métadonnées (index de recherche) pour chaque type de document ;
  • utilisateurs avec différents niveaux d’autorisation (ex. : administrateur, utilisateur, utilisateur avancé) ;
  • groupes d’utilisateurs ;
  • tâches d’envoi (planification, nombre de documents inclus, signature automatique, nombre de types de documents inclus) ;
  • tâches d’archivage (planification, nombre de SIP inclus, chaînage de hash, nombre de types de documents inclus) ;
  • tâches de rapport d’envoi (planification, nombre de SIP inclus, e-mail de notification).

Accès des utilisateurs

La suite prend en charge les types d’accès suivants :

  • nom d’utilisateur et mot de passe
  • domaine (SSO) pour PrivateSaaS et On-premises
  • MyNamirial (OnePlatform IDP) avec MFA

Types de documents et métadonnées

NamirialArchive permet de définir tous les types de documents avec des métadonnées spécifiques :

  • configuration des types de documents et des métadonnées pour l’archivage (DMS) et l’archivage à long terme (LTA) ;
  • configuration des types de documents avec données sensibles et métadonnées pour l’archivage (LTA chiffrée) ;
  • signature automatique et horodatage disponibles pour chaque type de document ;
  • configuration de scripts pour la gestion des versions des documents archivés ;
  • configuration de scripts d’archivage standard ou personnalisés (ex. : import de métadonnées depuis la base de données du client via VPN) ;
  • import/export en lot des types de documents au format XML ;
  • copie/suppression des types de documents.

Tous les avantages de notre suite 

Flexibilité

Organisation et catalogage efficaces de tout type de document (factures, documents d’expédition, commandes, journaux, e-mails, fax, lettres, offres).

Rapidité

Recherche simplifiée et référence rapide des documents commerciaux archivés, facilement accessibles à partir d’une application web.

Économies

Optimisation des processus d’entreprise : réduction du temps de gestion et élimination des coûts d’impression, de stockage physique et d’expédition.

Sécurité

Archivage et conservation des documents d’entreprise dans une archive numérique facilement accessible et qualifiée AgID et ACN et dans le périmètre des certifications ISO 9001 et 2700 de Namirial.

Personnalisation

Simplification des processus commerciaux complexes grâce à la mise en place d’espaces personnels et de flux d’informations rationalisés, adaptables aux besoins spécifiques.

Durabilité

L’adoption d’un système de gestion des documents numériques entraîne une diminution de l’impact sur l’environnement et de la consommation de papier.