Document Management System
Pour organiser, classer et rechercher les documents d’entreprise de manière rapide, intuitive et efficace, en personnalisant la gestion selon les besoins spécifiques de chaque organisation
Document Management System
Créer, organiser et rechercher facilement
Le DMS de Namirial Archive est un système multi-entreprises : les outils avancés de l’application permettent de définir les types de documents à gérer pour chaque entreprise.
Recherche de documents simple et puissante
La fonction MegaSearch permet de rechercher tous les documents dans une seule interface et selon différentes modalités :
- à l’aide des métadonnées
- à l’aide des métadonnées en mode multi-typologie
- en mode texte intégral
Il est également possible de définir les préférences d’affichage en choisissant les métadonnées à afficher dans MegaSearch, d’utiliser le visualiseur intégré de documents et de télécharger les documents.
Le DMS de Namirial Archive permet également de visualiser les propriétés du document (par exemple : métadonnées, note, registre).
Arborescence des dossiers
Le DMS de Namirial Archive permet aux utilisateurs de créer, copier et supprimer des dossiers. Chaque utilisateur peut également insérer un document dans un dossier et déplacer des documents d’un dossier à un autre.
Le module permet aux administrateurs de gérer les modalités d’accès aux documents, grâce à la possibilité d’attribuer des autorisations de visualisation différentes selon l’utilisateur.
Il est également possible de définir des scripts pour la création des dossiers.
Fonctionnalités d’archivage
Le DMS de Namirial Archive permet de télécharger de nouveaux documents via le FrontEnd, de modifier, renommer ou supprimer les documents existants ou de modifier les métadonnées.
Il est également possible de fusionner un PDF à la fin d’un document, de déplacer un document vers un autre type de document, d’ajouter une note ou une pièce jointe au document et d’envoyer un ou plusieurs documents dans des fichiers ZIP.
Le module permet également de :
- signer numériquement le document
- télécharger un rapport Excel avec le nombre de documents archivés
- effectuer un envoi groupé de documents via API, via SFTP ou via une intégration personnalisée
- envoyer une notification par e-mail via le SMTP du client (ex : e-mail du domaine de l’entreprise)
- effectuer l’archivage via le plugin Namirial
Tous les avantages de notre suite
Flexibilité
Organisation et catalogage efficaces de tout type de document (factures, documents d’expédition, commandes, journaux, e-mails, fax, lettres, offres).
Rapidité
Recherche simplifiée et référence rapide des documents commerciaux archivés, facilement accessibles à partir d’une application web.
Économies
Optimisation des processus d’entreprise : réduction du temps de gestion et élimination des coûts d’impression, de stockage physique et d’expédition.
Sécurité
Archivage et conservation des documents d’entreprise dans une archive numérique facilement accessible et qualifiée AgID et ACN et dans le périmètre des certifications ISO 9001 et 2700 de Namirial.
Personnalisation
Simplification des processus commerciaux complexes grâce à la mise en place d’espaces personnels et de flux d’informations rationalisés, adaptables aux besoins spécifiques.
Durabilité
L’adoption d’un système de gestion des documents numériques entraîne une diminution de l’impact sur l’environnement et de la consommation de papier.