Enterprise Content Management

Verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Organisationen durch anpassbare Unternehmensportale, über die Informationen und Dokumente einfach geteilt werden können

Enterprise Content Management

Optimales Daten- und Informationsmanagement

Das ECM-System bietet eine leistungsstarke Datenverwaltung über die Webpart-Technologie. Im gemeinsamen SaaS-Bereitstellungsmodell ermöglicht es den Zugriff auf die Namirial Archive Web-App.

Kontokonfiguration

Mit NamirialArchive können Sie über den Administrationsbereich Benutzerkonten einrichten und dabei Folgendes festlegen:

  • Unternehmens (privates Unternehmen oder öffentliche Verwaltung);
  • Rollen (Benutzende, Delegierte, Unterzeichnende, Archivierungsverantwortliche, Verantwortliche für den Archivierungsdienst, öffentliche Beamte);
  • Dokumenttypen;
  • Metadaten (Suchindex) für jeden Dokumenttyp;
  • Definition von Benutzenden mit unterschiedlichen Berechtigungen (z. B. Administrator, Benutzer, erweiterter Benutzer)
  • Benutzergruppen;
  • Versandjobs (Zeitplanung, Anzahl der enthaltenen Dokumente, automatische Signatur, Anzahl der enthaltenen Dokumenttypen);
  • Archivierungsjobs (Zeitplanung, Anzahl der enthaltenen SIPs, Hash-Verkettung, Anzahl der enthaltenen Dokumenttypen);
  • Versandbericht-Jobs (Zeitplanung, Anzahl der enthaltenen SIPs, Benachrichtigungs-E-Mail).

Benutzerzugriff

Die Suite unterstützt folgende Zugriffsmöglichkeiten:

  • Benutzername und Passwort
  • Domain (SSO) für PrivateSaaS und On-Premises
  • MyNamirial (OnePlatform IDP) mit MFA

Dokumenttypen und Metadaten

NamirialArchive ermöglicht die Definition aller Dokumenttypen mit spezifischen Metadaten:

  • Konfiguration von Dokumenttypen und Metadaten für die Archivierung (DMS) und für die Langzeitarchivierung (LTA);
  • Konfiguration von Dokumenttypen mit sensiblen Daten und Metadaten für die Archivierung (verschlüsselte LTA);
  • Automatische Signatur und Zeitstempel für jeden Dokumenttyp verfügbar;
  • Konfiguration von Skripten für die Versionierung archivierter Dokumente;
  • Konfiguration von Standard-Archivierungsskripten
    und benutzerdefinierten Archivierungsskripten (z. B. Import von Metadaten aus der Kundendatenbank über VPN);
  • Batch-Import/-Export von Dokumenttypen im XML-Format;
  • Kopieren/Löschen von Dokumenttypen.

Alle Vorteile unserer Suite

Flexibilität

Effiziente Organisation und Katalogisierung aller Arten von Dokumenten (Rechnungen, Versanddokumente, Bestellungen, Protokolle, E-Mails, Faxe, Briefe, Angebote).

Schnelligkeit

Vereinfachte Suche und schnelles Auffinden von archivierten Geschäftsdokumenten, die über die Webanwendung leicht zugänglich sind.

Kostenreduzierung

Optimierung der Geschäftsprozesse: Reduzierung der Verwaltungszeit und Wegfall der Kosten für Druck, physische Lagerung und Versand.

Sicherheit

Archivierung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in einem leicht zugänglichen, AgID- und ACN-qualifizierten digitalen Archiv und im Rahmen der Namirial-Zertifizierungen ISO 9001 und 2700.

Anpassung an Kund:innenwünsche

Vereinfachung komplexer Geschäftsprozesse durch die Einrichtung persönlicher Bereiche und optimierter Informationsflüsse, die an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können.

Nachhaltigkeit

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems führt zu weniger Umweltbelastung und minimiertem Papierverschwendung.