Document Management System

Zur schnellen, intuitiven und effektiven Organisation, Klassifizierung und Suche von Unternehmensdokumenten, mit einer Verwaltung, die an die spezifischen Anforderungen jeder Organisation angepasst ist

Document Management System

Einfach erstellen, organisieren und suchen

Das DMS von Namirial Archive ist ein Multi-Business-System: Die erweiterten Funktionen der Anwendung ermöglichen es, die Dokumenttypen für jedes Unternehmen zu definieren.

Einfache und leistungsstarke Dokumentensuche

Die MegaSearch-Funktion ermöglicht die Suche nach allen Dokumenten in einer einzigen Oberfläche und auf verschiedene Arten:

  • Suche nach Dokumenten mithilfe von Metadaten
  • Suche nach Dokumenten mithilfe von Metadaten im typübergreifenden Modus
  • Suche nach Dokumenten im Volltextmodus

Darüber hinaus können Anzeigeeinstellungen festgelegt werden, indem ausgewählt wird, welche Metadaten in MegaSearch angezeigt werden, der integrierte Dokumenten-Viewer genutzt und Dokumente heruntergeladen werden.

Das DMS von Namirial Archive ermöglicht auch die Anzeige von Dokumenteigenschaften (z. B. Metadaten, Notizen, Register).

Ordnerstruktur

Das DMS von Namirial Archive ermöglicht es Benutzenden, Ordner zu erstellen, zu kopieren und zu löschen. Jeder Benutzer kann außerdem Dokumente in Ordner einfügen und zwischen Ordnern verschieben.

Das Modul ermöglicht es Administratoren, den Zugriff auf Dokumente zu verwalten, indem unterschiedliche Anzeige-Berechtigungen je nach Benutzer vergeben werden.

Außerdem können Skripte für die Erstellung von Ordnern definiert werden.

Archivierungsfunktionen

Das DMS von Namirial Archive ermöglicht das Hochladen neuer Dokumente über das FrontEnd, das Bearbeiten, Umbenennen oder Löschen vorhandener Dokumente sowie die Änderung von Metadaten.

Es ist auch möglich, ein PDF am Ende eines Dokuments zusammenzuführen, ein Dokument in einen anderen Dokumenttyp zu verschieben, dem Dokument eine Notiz oder einen Anhang hinzuzufügen und ein oder mehrere Dokumente in ZIP-Dateien zu senden.

Das Modul ermöglicht außerdem:

  • die Archivierung über das Namirial-Plugin
  • das digitale Signieren von Dokumenten
  • das Herunterladen eines Excel-Berichts über die Anzahl archivierter Dokumente
  • den Massenversand von Dokumenten über API, über SFTP oder über kundenspezifische Integration
  • das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen über das SMTP des Kunden (z. B. Unternehmensdomäne)

Alle Vorteile unserer Suite

Flexibilität

Effiziente Organisation und Katalogisierung aller Arten von Dokumenten (Rechnungen, Versanddokumente, Bestellungen, Protokolle, E-Mails, Faxe, Briefe, Angebote).

Schnelligkeit

Vereinfachte Suche und schnelles Auffinden von archivierten Geschäftsdokumenten, die über die Webanwendung leicht zugänglich sind.

Kostenreduzierung

Optimierung der Geschäftsprozesse: Reduzierung der Verwaltungszeit und Wegfall der Kosten für Druck, physische Lagerung und Versand.

Sicherheit

Archivierung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in einem leicht zugänglichen, AgID- und ACN-qualifizierten digitalen Archiv und im Rahmen der Namirial-Zertifizierungen ISO 9001 und 2700.

Anpassung an Kund:innenwünsche

Vereinfachung komplexer Geschäftsprozesse durch die Einrichtung persönlicher Bereiche und optimierter Informationsflüsse, die an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können.

Nachhaltigkeit

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems führt zu weniger Umweltbelastung und minimiertem Papierverschwendung.