Document Management System

Para organizar, classificar e pesquisar documentos empresariais de forma rápida, intuitiva e eficaz, personalizando a gestão de acordo com as necessidades específicas de cada organização

Document Management System

Criar, organizar e pesquisar facilmente

O DMS do Namirial Archive é um sistema multiempresa: as ferramentas avançadas da aplicação permitem definir os tipos de documentos a serem gerenciados para cada empresa.

Pesquisa de documentos simples e poderosa

A função MegaSearch permite pesquisar todos os documentos em uma única interface e de diferentes formas:

  • utilizando metadados
  • utilizando metadados em modo multi-tipo
  • em modo texto completo

Também é possível definir as preferências de visualização, escolhendo quais metadados visualizar no MegaSearch, utilizar o visualizador de documentos integrado e baixar documentos.

O DMS do Namirial Archive também permite visualizar as propriedades do documento (por exemplo: metadados, nota, registro).

Estrutura de pastas

O DMS do Namirial Archive permite aos usuários criar, copiar e excluir pastas. Cada usuário também pode inserir um documento em uma pasta e mover documentos entre pastas.

O módulo permite aos administradores gerenciar as formas de acesso aos documentos, graças à possibilidade de atribuir diferentes permissões de visualização de acordo com o usuário.

Também é possível definir scripts para a criação de pastas.

Funcionalidades de arquivamento

O DMS do Namirial Archive permite carregar novos documentos via FrontEnd, modificar, renomear ou excluir documentos existentes ou modificar metadados.

Também é possível unir um PDF ao final de um documento, mover um documento para outro tipo de documento, adicionar uma nota ou um anexo ao documento e enviar um ou mais documentos para arquivos ZIP.

O módulo também permite:

  • assinar digitalmente o documento
  • baixar um relatório Excel com o número de documentos arquivados
  • realizar o envio em massa de documentos via API, SFTP ou via integração personalizada
  • enviar uma notificação por e-mail via SMTP do cliente (ex.: e-mail do domínio da empresa)
  • realizar o arquivamento por meio do plugin Namirial

Todos os benefícios da nossa suíte

Flexibilidade

Organização eficiente e catalogação de qualquer tipo de documento (faturas, documentos de envio, pedidos, registros, e-mails, faxes, cartas e ofertas).

Velocidade

Busca simplificada e referência rápida de documentos empresariais arquivados, rapidamente acessíveis por meio de um aplicativo web.

Economia

Otimização de processos empresariais: redução de tempo de gestão e eliminação de custos para impressão, armazenamento físico e envios postais.

Segurança

Arquivamento e preservação de documentos empresariais em uma maneira fácil e acessível e arquivos digitais qualificados AgID e ACN e dentro dos perímetros das certificações Namirial ISO 9001 e 2700.

Customização

Simplificação de processos empresariais complexos por meio da implementação de espaços pessoais e fluxos de otimização de informação, adaptável à necessidades especiais.

Sustentabilidade

A adoção de um sistema de gestão de documentos resulta na diminuição do impacto ambiental e uso de papel.