Introducción

El Centro Regional de Conservación Marche DigiP ofrece una solución tecnológica, organizativa, jurídica y archivística para la gestión y conservación de los archivos digitales de la Regione Marche en Italia y otras administraciones públicas y autoridades locales afiliadas. A 31 de marzo de 2025, había más de 250 entidades participantes.

Retos y razones para una buena gestión del servicio de conservación conforme a la normativa

En la transformación digital de la administración pública, la conservación digital conforme a la normativa desempeña un papel estratégico para las regiones y otros organismos públicos, que deben almacenar un volumen cada vez mayor de documentos digitales con pleno valor jurídico, administrativo y probatorio a lo largo del tiempo.

La legislación italiana y europea impone requisitos estrictos para el almacenamiento de documentos electrónicos, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, legibilidad y recuperabilidad a largo plazo. Para una región, disponer de un sistema de almacenamiento conforme no solo es una obligación normativa, sino también una oportunidad para simplificar los procesos internos, reducir los costes de gestión, promover la interoperabilidad entre entidades y mejorar el acceso a los servicios para los ciudadanos y las empresas.

Por qué la Regione Marche necesitaba un servicio de almacenamiento conforme

Al igual que todas las administraciones públicas en italia, las regiones están obligadas por ley a conservar digitalmente los documentos electrónicos producidos o recibidos, de conformidad con el CAD (Código de Administración Digital), las directrices de la AgID y la normativa eIDAS. La conservación conforme a la normativa garantiza que los documentos conserven su valor legal a lo largo del tiempo.

Desde el 1 de enero de 2012, todos los organismos públicos están obligados por ley a almacenar los documentos de acuerdo con la normativa vigente. Gracias a la financiación europea para la creación y gestión de un centro de almacenamiento de documentos para sí misma y para los organismos regionales (municipios, provincias, autoridades sanitarias locales y otros), la Regione Marche convocó una licitación, que fue adjudicada a Namirial en 2012.

La Regione Marche gestiona una gran cantidad de documentos: resoluciones, decisiones, actos administrativos, contratos, comunicaciones, datos sanitarios y medioambientales, etc.
Un sistema de almacenamiento conforme permite:

• Organizar y clasificar los documentos correctamente.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la disponibilidad a largo plazo.
• Evitar la pérdida o la alteración de datos.

La digitalización de los documentos y su almacenamiento conforme a la normativa reducen los costes de archivo físico, los tiempos de búsqueda y acceso a los documentos, y el riesgo de duplicación y gestión ineficiente.

Además, se garantiza la continuidad del servicio incluso en caso de emergencia, y los datos están protegidos contra el acceso no autorizado gracias a sistemas de seguridad certificados.

Por qué Namirial

El servicio Namirial Storage es uno de los sistemas de almacenamiento digital más utilizados y populares en Italia y actualmente almacena más de 4500 millones de documentos de diversos tipos, con un flujo diario de más de un millón de documentos.

A la espera de la puesta en marcha operativa del nuevo centro, la Región había confiado temporalmente el almacenamiento de sus documentos al ParER (Centro de Archivos de Emilia-Romaña). Mientras tanto, cada organismo público regional había podido elegir su propio proveedor de almacenamiento, a menudo diferente de un organismo a otro.

La creación del centro regional supuso un paso importante hacia la estandarización de los procedimientos de almacenamiento, centralizando el servicio en una única instalación de almacenamiento. Esto permitió implementar un proceso personalizado para la Región y sus organismos, con el objetivo de optimizar y simplificar las actividades de almacenamiento de documentos.

La actividad manual se ha automatizado mediante el desarrollo de un nuevo módulo de software que, comunicándose con el sistema de almacenamiento del cliente, aplica los cambios individuales solicitados.

La gestión de la aplicación, entendida como el conjunto de actividades destinadas a supervisar el correcto funcionamiento de la aplicación DiGiP, se confía a una estructura técnica especializada coordinada por Namirial (que desarrolló la aplicación en colaboración con la Regione Marche).

Las estructuras del centro de datos supervisan los sistemas a través de agentes instalados en los equipos, que verifican el correcto funcionamiento de los componentes de hardware/software y la accesibilidad de los sistemas.