Introducción
El desarrollo del marco regulatorio europeo para los servicios electrónicos de confianza ha experimentado una expansión significativa en los últimos años, culminando con la actualización del reglamento eIDAS. Entre las principales novedades se encuentran, además del portafolio de identidades digitales europeas, sobre el que ya hemos informado en artículos recientes, los servicios de archivo electrónico cualificado (eArchiving) y el fortalecimiento de los servicios de entrega electrónica cualificada (QeRDS). Estas nuevas herramientas tienen como objetivo garantizar una mayor seguridad, fiabilidad e interoperabilidad en la gestión de documentos y la comunicación certificada a nivel europeo.
En este artículo, analizaremos el impacto de la introducción de estos servicios cualificados, sus efectos sobre las empresas y las administraciones públicas, así como las oportunidades que representan para el mercado digital europeo.
El reglamento eIDAS y su evolución
El Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza), ha establecido un marco legal claro para la identificación electrónica y los servicios de confianza digital. Su principal objetivo es crear un espacio seguro europeo para las transacciones electrónicas, donde los documentos, firmas y autenticaciones tengan validez legal en todos los Estados miembros.
La actualización de eIDAS 2.0 introdujo nuevas disposiciones que buscan ampliar el alcance de los servicios cualificados, incorporando el servicio de archivo electrónico y reforzando el papel de los servicios de entrega electrónica cualificada (QeRDS). Estas actualizaciones responden a las crecientes necesidades de digitalización segura en un mercado cada vez más globalizado y conectado.
eArchiving: el archivo electrónico cualificado
Definición y requisitos regulatorios
L’eArchiving, ovvero l’archiviazione elettronica qualificata, è un servizio che garantisce la preservazione a lungo termine di documenti elettronici con piena validità legale. Secondo eIDAS 2.0, un eArchiving, o archivo electrónico cualificado, es un servicio que garantiza la conservación a largo plazo de documentos electrónicos con plena validez legal. Según eIDAS 2.0, un servicio de archivo cualificado debe garantizar:
- La integridad de los documentos, para evitar modificaciones no autorizadas.
- La autenticación e identificación única de los archivos y accesos.
- La interoperabilidad entre los diferentes sistemas a nivel europeo.
- Seguridad y encriptación avanzada para proteger contra ciberataques y pérdida de datos.
Estos requisitos obligan a los proveedores de servicios de archivo a adoptar estrictas normas, como las definidas en el comité de normalización CEN/TC 468 y las regulaciones nacionales de archivo electrónico. Por esta razón, algunos proveedores italianos han recibido recientemente la calificación para ofrecer servicios europeos de conservación cualificada (QPres) según las normas ETSI, un servicio en el ámbito de la conservación que ya está regulado a nivel europeo y que sirve para preservar firmas y sellos electrónicos cualificados, cuyo valor de prueba es especialmente importante con el paso del tiempo. En Italia, el servicio de archivo electrónico cualificado de eIDAS debe integrarse en el sistema de archivo de sustitución regulado por el Código de Administración Digital (CAD) y las directrices de la AgID. Esto podría afectar a las empresas y administraciones públicas en Italia, para asegurar que sus sistemas de archivo cumplan con las especificaciones europeas y las regulaciones nacionales, garantizando así la validez legal e interoperabilidad de los documentos archivados a nivel europeo y local.
Impacto en empresas y administraciones públicas
La introducción del servicio cualificado de archivo electrónico trae importantes beneficios para las empresas y administraciones públicas:
- Autenticidad e integridad: garantiza que las firmas electrónicas se mantengan intactas y verificables.
- Validez legal a largo plazo: cumple con los más estrictos estándares de cumplimiento de eIDAS para proteger el valor probatorio a largo plazo.
- Mayor valor probatorio: va más allá de las soluciones de archivo simples.
El mercado de los servicios de archivo electrónico se prevé que atraviese una nueva fase de desarrollo, incluso para actores ya establecidos, con los principales proveedores invirtiendo para obtener la calificación y ofrecer soluciones interoperables a nivel europeo. Algunos de ellos ya han obtenido la calificación para los servicios de conservación cualificada de firmas y sellos electrónicos, lo que refuerza la seguridad y fiabilidad de las soluciones que ofrecen mediante esta primera certificación europea.
QeRDS: servicios de entrega electrónica cualificada
¿Qué es QeRDS?
Los Servicios de Entrega Electrónica Cualificada (QeRDS) son herramientas esenciales para el intercambio seguro y certificado de información digital. Estos servicios garantizan la integridad y autenticación de los mensajes transmitidos, asegurando que tanto el remitente como el destinatario sean identificados con seguridad y que el contenido no pueda ser modificado durante la transmisión.
Características principales y ventajas
Según eIDAS, un QeRDS debe:
- Garantizar la identidad de las partes involucradas mediante métodos de autenticación confiables.
- Asegurar el seguimiento y la recepción de la entrega, proporcionando pruebas legales en caso de disputa.
- Utilizar firmas electrónicas cualificadas, lo que otorga a los mensajes el mismo valor legal que una comunicación certificada en papel.
Desarrollo y perspectivas futuras
La implementación de QeRDS cualificados (Entrega Certificada por correo electrónico o SMS) a nivel europeo se está acelerando gracias al uso de estándares tecnológicos avanzados y a la adopción creciente en áreas reguladas a nivel nacional y europeo, como telecomunicaciones, servicios públicos y servicios financieros. Estas innovaciones permiten mejorar la seguridad y fiabilidad de los servicios, lo que los hace cada vez más atractivos para las empresas y las instituciones. En Italia, QeRDS es conocido bajo el nombre de SERCQ (Servicio Electrónico de Recibo Certificado Cualificado), y su uso se está extendiendo rápidamente en el marco regulador nacional, especialmente en la gestión de comunicaciones legalmente vinculantes.
Cabe recordar que QeRDS siempre fue un servicio regulado a nivel europeo, por lo que, al igual que las firmas electrónicas, el marco regulador en el mercado europeo ya está definido, y desde hace años existen proveedores de QeRDS en otros países europeos que operan a nivel paneuropeo.
La actualización de eIDAS 2.0, a través de un reglamento de ejecución que se prevé que se apruebe antes de mayo de 2025, definirá los nuevos estándares técnicos (ETSI) que deberán adoptarse. Esto fomentará la creación de un ecosistema digital europeo cada vez más integrado y seguro.
Ventajas para las empresas con la implementación de eArchiving y QeRDS
La introducción de los nuevos servicios cualificados de eIDAS ofrece grandes beneficios a las empresas, ya que pueden operar en un entorno digital más seguro y conforme a las regulaciones.
Para las empresas, eArchiving, como servicio de archivo electrónico cualificado, proporciona una infraestructura sólida para la conservación de documentos digitales con validez legal. Sin embargo, es probable que coexista con los servicios de archivo de sustitución ya certificados en Italia y otros países, creando un ecosistema en el que las empresas puedan elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades regulatorias y operativas. Esta posible coexistencia, que debe ser objeto de decisiones políticas, permitirá una mayor flexibilidad en la adopción de soluciones que cumplan tanto con los requisitos nacionales como europeos, fomentando la interoperabilidad y reduciendo el riesgo de incumplimientos regulatorios.
La implementación de QeRDS, conocidos en Italia como SERCQ, garantiza a las empresas una mayor seguridad en el envío de comunicaciones legalmente vinculantes. Esto es especialmente relevante en áreas como:
- Comunicaciones de cambios en los contratos, como en el sector de los servicios públicos, donde ARERA recientemente ha confirmado la validez de estas comunicaciones a través de herramientas certificadas.
- Cambios unilaterales en las condiciones contractuales, con los cuales las empresas pueden informar a sus clientes de cambios con una prueba verificable de envío y recepción.
- Recordatorios de pago y gestión de vencimientos en el sector financiero, donde decisiones recientes han confirmado la validez legal de estas comunicaciones cuando se envían mediante un servicio cualificado de entrega.
La implementación de estas herramientas permite a las empresas minimizar los riesgos legales, mejorar el seguimiento de las comunicaciones y garantizar un mayor nivel de seguridad en la gestión de información contractual y administrativa.
Conclusión
La introducción de los servicios de archivo electrónico y de entrega cualificada marca un paso importante en la digitalización de la Unión Europea. Estas herramientas no solo refuerzan la confianza en las transacciones electrónicas, sino que también brindan una oportunidad estratégica para que las empresas y administraciones operen en un entorno digital seguro y conforme a las regulaciones europeas.
Con la evolución de eIDAS y la creciente adopción de estas soluciones, podemos esperar una aceleración de la transformación digital del mercado europeo, con beneficios tangibles en términos de eficiencia, seguridad e innovación. Las empresas que aprovechen estas oportunidades podrán posicionarse competitivamente en un entorno cada vez más digitalizado.
El desafío ahora es implementar estas innovaciones de manera eficiente, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento regulatorio y la máxima protección de datos. Con el apoyo de sólidos estándares europeos y las tecnologías emergentes, el futuro de los servicios electrónicos de confianza parece cada vez más prometedor y enfocado en la interoperabilidad y fiabilidad.