Introducción

BG prevent (anteriormente B-A-D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH) es el proveedor de servicios líder en Alemania en el campo de la medicina del trabajo, la seguridad en el trabajo y la gestión de la salud en el trabajo. Con más de 3.600 expertos, la empresa apoya a más de 210.000 empresas e instituciones públicas en toda Alemania y en todos los sectores. 

Con más de 150 ubicaciones, BG prevent está cerca de sus clientes y garantiza lugares de trabajo saludables y seguros. La atención no solo se centra en los requisitos legales, sino también en las necesidades de las empresas y los empleados. 

Retos y razones para implantar una solución de firma electrónica y onboarding digital 

La creciente necesidad de procesos escalables, legalmente efectivos y eficientes llevó a BG prevent a decidir digitalizar los procesos de firma en papel. La atención se centró en: 

• Mayor eficiencia: las conclusiones de los contratos, las aprobaciones internas y los procesos de los clientes deben acelerarse y llevarse a cabo independientemente de la ubicación. 

• Conformidad y cumplimiento legal: como proveedor en un entorno altamente regulado (por ejemplo, la Ley de Protección Laboral, GDPR), BG prevent requiere soluciones digitales con un alto valor probatorio en los tribunales. 

• Sostenibilidad: la transformación digital no solo debe agilizar los procesos, sino también reducir los costes de papel, impresión y envío como una clara contribución a la estrategia de sostenibilidad. 

• Expectativas del cliente: los clientes modernos, ya sean privados o públicos, esperan soluciones digitales fáciles de usar a la altura de los ojos. 

¿Por qué BG evitó la necesidad de un socio en el sector de los servicios de confianza y cuáles eran los requisitos específicos? 

Con más de 300 procesos críticos de firma, estaba claro que necesitábamos un socio que no solo fuera líder tecnológico, sino también un proveedor de servicios de confianza cualificado de acuerdo con el Reglamento eIDAS. Para BG prevent, era crucial que la solución elegida pudiera mapear procesos internos y externos en una plataforma, cumplir con altos requisitos de protección de datos y seguridad de la información, ser personalizable (por ejemplo, marca blanca) e integrarse en sistemas existentes, como herramientas de recursos humanos o gestión de instalaciones. 

Un proceso de selección estructurado con más de 200 criterios de evaluación objetivos en las áreas de funcionalidad, seguridad informática, protección de datos y soporte sentó las bases para una solución sostenible. 

¿Por qué Namirial? 

Después de un proceso de varias etapas (RfI, prueba de concepto, licitación, presentación en vivo), la decisión se tomó claramente a favor de Namirial como socio estratégico de digitalización. Los factores decisivos fueron: 

• Firmas electrónicas compatibles con eIDAS (incluidas las firmas avanzadas y cualificadas), 

• Alta flexibilidad de la plataforma al mapear flujos de trabajo complejos, 

• Rápida implementación y excelente soporte del equipo de habla alemana, 

• Funcionalidad de marca blanca en el diseño completo de prevención de BG, 

• Y buena usabilidad en dispositivos móviles y de escritorio. 

Además, Namirial impresionó con un profundo conocimiento de las industrias reguladas, una sólida seguridad de TI y un claro enfoque en la facilidad de uso y la escalabilidad. 

Hoy en día, más de 150 procesos de firma se mapean digitalmente, desde contratos de trabajo e informes médicos hasta informes de auditoría. 

Lo que dice BG prevent 

«Durante el proceso de selección, Namirial nos convenció no solo con una solución sólida, sino sobre todo con una presentación excepcional: práctica, competente y con una comprensión real de nuestros requisitos. Ese fue el momento en que nos dimos cuenta: esto encaja. Hoy en día, nos beneficiamos de procesos de firma integrados eficientes, que cumplen con la ley y bien pensados». 

-Alexander Winkler, Strategic Project Manager