Enterprise Content Management

Mejora la colaboración entre equipos y organizaciones mediante portales empresariales personalizables donde compartir fácilmente información y documentos

Enterprise Content Management

Gestión óptima de datos e información

El sistema ECM ofrece una potente gestión de datos mediante la tecnología de web parts. En el modelo de distribución SaaS compartido, proporciona acceso a la aplicación web Namirial Archive.

Configuración de la cuenta

NamirialArchive te permite configurar cuentas a través del panel de administración, definiendo:

  • empresa (empresa privada o administración pública);
  • roles (usuarios, delegados, firmantes, responsable de conservación, responsable del servicio de conservación, funcionario público);
  • tipos de documentos;
  • metadatos (índice de búsqueda) para cada tipo de documento;
  • Definición de usuarios con diferentes permisos (por ejemplo, administrador, usuario, usuario avanzado);
  • grupos de usuarios;
  • trabajos de envío (planificación, número de documentos incluidos, firma automática, número de tipos de documentos incluidos);
  • trabajos de archivado (planificación, número de SIP incluidos, encadenamiento hash, número de tipos de documentos incluidos);
  • trabajos de informe de envío (planificación, número de SIP incluidos, correo electrónico de notificación).

Acceso de usuarios

La suite admite los siguientes tipos de acceso:

  • nombre de usuario y contraseña
  • dominio (SSO) para PrivateSaaS y On-premises
  • MyNamirial (OnePlatform IDP) con MFA

Tipos de documentos y metadatos

NamirialArchive permite definir todos los tipos de documentos con metadatos específicos:

  • configuración de tipos de documentos y metadatos para archivado (DMS) y archivado a largo plazo (LTA);
  • configuración de tipos de documentos con datos sensibles y metadatos para archivado (LTA cifrado);
  • firma automática y sello de tiempo disponibles para cada tipo de documento;
  • configuración de scripts para el versionado de documentos archivados;
  • configuración de scripts de archivado estándar y personalizados (por ejemplo, importación de metadatos desde la base de datos del cliente mediante VPN);
  • importación/exportación por lotes de tipos de documentos en formato XML;
  • copia/eliminación de tipos de documentos.

Todos los beneficios de nuestra suite 

Flexibilidad

Organización y catalogación eficiente de cualquier tipo de documento (facturas, documentos de envío, pedidos, bitácoras, correos electrónicos, faxes, cartas, ofertas).

Velocidad

Búsqueda simplificada y referencia rápida de documentos comerciales archivados, fácilmente accesibles desde la aplicación web.

Ahorros

Optimización de procesos de negocio: reducción del tiempo de gestión y eliminación de costes de impresión, almacenamiento físico y envío.

Seguridad

Archivado y preservación de documentos comerciales en un archivo digital de fácil acceso, calificado por AgID y ACN y dentro del perímetro de las certificaciones Namirial ISO 9001 y 2700.

Personalización

Simplificación de procesos de negocio complejos mediante la implementación de espacios personales y flujos de información ágiles, adaptables a necesidades específicas.

Sostenibilidad

La adopción de un sistema de gestión documental digital se traduce en una disminución del impacto medioambiental y del uso de papel.