Document Management System
Para organizar, clasificar y buscar documentos empresariales de forma rápida, intuitiva y eficaz, personalizando la gestión según las necesidades específicas de cada organización
Document Management System
Crear, organizar y buscar fácilmente
El DMS de Namirial Archive es un sistema multiempresa: las herramientas avanzadas de la aplicación permiten definir los tipos de documentos que se gestionarán para cada empresa.
Búsqueda de documentos simple y potente
La función MegaSearch permite buscar todos los documentos en una única interfaz y de diferentes maneras:
- mediante metadatos
- mediante metadatos en modo multitypo
- en modo texto completo
También es posible configurar las preferencias de visualización, eligiendo qué metadatos visualizar en MegaSearch, utilizar el visor de documentos integrado y descargar documentos.
El DMS de Namirial Archive también permite visualizar las propiedades del documento (por ejemplo: metadatos, nota, registro).
Estructura de carpetas
El DMS de Namirial Archive permite a los usuarios crear, copiar y eliminar carpetas. Cada usuario también puede insertar un documento en una carpeta y mover documentos entre carpetas.
El módulo permite a los administradores gestionar las modalidades de acceso a los documentos, gracias a la posibilidad de asignar diferentes permisos de visualización según el usuario.
También es posible definir scripts para la creación de carpetas.
Funcionalidades de archivado
El DMS de Namirial Archive permite cargar nuevos documentos desde el FrontEnd, modificar, renombrar o eliminar documentos existentes o modificar metadatos.
También es posible fusionar un PDF al final de un documento, mover un documento a otro tipo de documento, añadir una nota o un adjunto al documento y enviar uno o más documentos a archivos ZIP.
El módulo también permite:
- firmar digitalmente el documento
- descargar un informe Excel con el número de documentos archivados
- realizar el envío masivo de documentos mediante API, SFTP o integración personalizada
- enviar una notificación por correo electrónico a través del SMTP del cliente (ej.: correo del dominio empresarial)
- realizar el archivado mediante el plugin Namirial
Todos los beneficios de nuestra suite
Flexibilidad
Organización y catalogación eficiente de cualquier tipo de documento (facturas, documentos de envío, pedidos, bitácoras, correos electrónicos, faxes, cartas, ofertas).
Velocidad
Búsqueda simplificada y referencia rápida de documentos comerciales archivados, fácilmente accesibles desde la aplicación web.
Ahorros
Optimización de procesos de negocio: reducción del tiempo de gestión y eliminación de costes de impresión, almacenamiento físico y envío.
Seguridad
Archivado y preservación de documentos comerciales en un archivo digital de fácil acceso, calificado por AgID y ACN y dentro del perímetro de las certificaciones Namirial ISO 9001 y 2700.
Personalización
Simplificación de procesos de negocio complejos mediante la implementación de espacios personales y flujos de información ágiles, adaptables a necesidades específicas.
Sostenibilidad
La adopción de un sistema de gestión documental digital se traduce en una disminución del impacto medioambiental y del uso de papel.