Introducere

Centrul regional de conservare Marche DigiP oferă o soluție tehnologică, organizațională, juridică și de arhivare pentru gestionarea și conservarea arhivelor digitale ale Regione Marche și ale altor administrații publice și autorități locale afiliate. La 31 martie 2025, erau peste 250 de entități participante.

Provocări și motive pentru o bună gestionare a serviciului de conservare conformă

În cadrul transformării digitale a administrației publice, conservarea digitală conformă joacă un rol strategic pentru regiuni și alte organisme publice, care sunt obligate să stocheze un volum tot mai mare de documente digitale cu valoare juridică, administrativă și probatorie deplină în timp.

Legislația italiană și europeană impune cerințe stricte privind stocarea documentelor electronice, cu scopul de a asigura autenticitatea, integritatea, lizibilitatea și recuperabilitatea acestora pe termen lung. Pentru o regiune, deținerea unui sistem de stocare conform nu este doar o obligație reglementară, ci și o oportunitate de a simplifica procesele interne, de a reduce costurile de gestionare, de a promova interoperabilitatea între entități și de a îmbunătăți accesul la servicii pentru cetățeni și întreprinderi.

De ce Regione Marche avea nevoie de un serviciu de stocare conform

Ca toate administrațiile publice, regiunile sunt obligate prin lege să păstreze în format digital documentele electronice produse sau primite, în conformitate cu CAD (Codul administrației digitale), liniile directoare AgID și reglementările eIDAS. Păstrarea conformă asigură că documentele își păstrează valoarea juridică în timp.

De la 1 ianuarie 2012, toate organismele publice sunt obligate prin lege să stocheze documentele în conformitate cu reglementările în vigoare. Datorită finanțării europene pentru crearea și gestionarea unui centru de stocare a documentelor pentru sine și pentru organismele regionale (municipalități, provincii, autorități locale de sănătate și altele), Regione Marche a lansat o licitație, care a fost câștigată de Namirial în 2012.

Regione Marche gestionează o cantitate mare de documente: rezoluții, decizii, acte administrative, contracte, comunicări, date privind sănătatea și mediul etc.
Un sistem de stocare conform vă permite să:

• Organizați și clasificați documentele în mod corect.
• Asigurați integritatea, autenticitatea și disponibilitatea pe termen lung.
• Preveniți pierderea sau modificarea datelor.

Digitalizarea documentelor și stocarea lor conformă reduc costurile de arhivare fizică, timpul de căutare și accesare a documentelor, precum și riscul de duplicare și gestionare ineficientă.
În plus, continuitatea serviciului este garantată chiar și în caz de urgență, iar datele sunt protejate împotriva accesului neautorizat datorită sistemelor de securitate certificate.

De ce Namirial

Serviciul Namirial Storage este unul dintre cele mai utilizate și populare sisteme de stocare digitală din Italia și stochează în prezent peste 4,5 miliarde de documente de diferite tipuri, cu un flux zilnic de peste un milion de documente.

În așteptarea lansării operaționale a noului centru, regiunea a încredințat temporar stocarea documentelor sale către ParER (Centrul de arhivare Emilia-Romagna). Între timp, fiecare organism public regional a putut să își aleagă propriul furnizor de servicii de stocare, adesea diferit de la un organism la altul.

Crearea centrului regional a reprezentat un pas important către standardizarea procedurilor de stocare, centralizând serviciul într-o singură unitate de stocare. Acest lucru a făcut posibilă implementarea unui proces personalizat pentru regiune și organismele sale, cu scopul de a optimiza și simplifica activitățile de stocare a documentelor.

Activitatea manuală a fost automatizată prin dezvoltarea unui nou modul software care, comunicând cu sistemul de stocare al clientului, aplică modificările individuale solicitate.
Gestionarea aplicației, înțeleasă ca ansamblul activităților menite să supravegheze funcționarea corectă a aplicației DiGiP, este încredințată unei structuri tehnice specializate coordonate de Namirial (care a dezvoltat aplicația în colaborare cu Regione Marche).

Structurile Centrului de date monitorizează sistemele prin intermediul agenților instalați pe echipamente, care verifică funcționarea corectă a componentelor hardware/software și accesibilitatea sistemelor.