Introdução

O Centro Regional de Conservação Marche DigiP oferece uma solução tecnológica, organizacional, jurídica e arquivística para a gestão e conservação dos arquivos digitais da Regione Marche e de outras administrações públicas e autoridades locais afiliadas. Em 31 de março de 2025, havia mais de 250 entidades participantes.

Desafios e razões para uma boa gestão do serviço de conservação em conformidade

Na transformação digital da administração pública, a conservação digital em conformidade desempenha um papel estratégico para as regiões e demais órgãos públicos, que são obrigados a armazenar um volume crescente de documentos digitais com pleno valor legal, administrativo e probatório ao longo do tempo.
A legislação italiana e europeia impõe requisitos rigorosos ao armazenamento de documentos eletrônicos, com o objetivo de garantir sua autenticidade, integridade, legibilidade e recuperabilidade a longo prazo. Para uma região, ter um sistema de armazenamento em conformidade não é apenas uma obrigação regulatória, mas também uma oportunidade de simplificar processos internos, reduzir custos de gestão, promover a interoperabilidade entre entidades e melhorar o acesso a serviços para cidadãos e empresas.

Por que a Regione Marche precisava de um serviço de armazenamento em conformidade

Como todas as administrações públicas, as regiões são obrigadas por lei a preservar digitalmente os documentos eletrônicos produzidos ou recebidos, de acordo com o CAD (Código de Administração Digital), as diretrizes da AgID e os regulamentos eIDAS. A preservação em conformidade garante que os documentos mantenham seu valor legal ao longo do tempo.

Desde 1º de janeiro de 2012, todos os órgãos públicos são obrigados por lei a armazenar documentos de acordo com os regulamentos vigentes. Graças ao financiamento europeu para a criação e gestão de um centro de armazenamento de documentos para si e para os órgãos regionais (municípios, províncias, autoridades sanitárias locais e outros), a Regione Marche lançou uma licitação, adjudicada à Namirial em 2012.

A Regione Marche gerencia uma grande quantidade de documentos: resoluções, decisões, atos administrativos, contratos, comunicações, dados de saúde e ambientais, entre outros.
Um sistema de armazenamento em conformidade permite:

• Organizar e classificar documentos corretamente.
• Garantir a integridade, autenticidade e disponibilidade a longo prazo.
• Evitar a perda ou alteração de dados.

A digitalização de documentos e seu armazenamento em conformidade reduzem os custos de arquivamento físico, os tempos de pesquisa e acesso aos documentos, além de minimizar o risco de duplicação e gestão ineficiente.

Além disso, a continuidade do serviço é garantida mesmo em caso de emergência, e os dados são protegidos contra acessos não autorizados por meio de sistemas de segurança certificados.

Por que Namirial

O serviço Namirial Storage é um dos sistemas de armazenamento digital mais utilizados e reconhecidos na Itália, e atualmente armazena mais de 4,5 bilhões de documentos de diversos tipos, com fluxos diários superiores a um milhão de documentos.

Enquanto se aguardava o lançamento operacional do novo centro, a Região confiou temporariamente o armazenamento de seus documentos ao ParER (Centro de Arquivos da Emilia-Romagna). Nesse ínterim, cada órgão público regional pôde escolher seu próprio provedor de armazenamento, muitas vezes diferente de um órgão para outro.

A criação do centro regional representou um passo importante na padronização dos procedimentos de armazenamento, centralizando o serviço em uma única instalação. Isso possibilitou a implementação de um processo personalizado para a Região e seus órgãos, com o objetivo de otimizar e simplificar as atividades de armazenamento de documentos.

A atividade manual foi automatizada por meio do desenvolvimento de um novo módulo de software que, comunicando-se com o sistema de armazenamento do cliente, aplica automaticamente as alterações solicitadas.

A gestão da aplicação, entendida como o conjunto de atividades destinadas a supervisionar o correto funcionamento da aplicação DiGiP, é confiada a uma estrutura técnica especializada coordenada pela Namirial (que desenvolveu a aplicação em colaboração com a Regione Marche).

As estruturas do data center monitoram os sistemas por meio de agentes instalados nos equipamentos, que verificam o correto funcionamento dos componentes de hardware e software, bem como a acessibilidade dos sistemas.