Introduzione
BG prevent (ex B-A-D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH) è il fornitore di servizi leader in Germania nel campo della medicina del lavoro, della sicurezza sul lavoro e della gestione della salute sul lavoro. Con oltre 3.600 esperti, l’azienda supporta più di 210.000 aziende e istituzioni pubbliche in tutta la Germania e in tutti i settori.
Con oltre 150 sedi, BG prevent è vicina ai suoi clienti e garantisce luoghi di lavoro sani e sicuri. L’attenzione non è rivolta solo ai requisiti legali, ma anche alle esigenze delle aziende e dei dipendenti.
Sfide e motivi per l’implementazione di una soluzione di firma elettronica e onboarding digitale
La crescente necessità di processi scalabili, giuridicamente efficaci ed efficienti ha portato BG prevent a decidere di digitalizzare i processi di firma cartacei. L’attenzione si è concentrata su:
- Maggiore efficienza: la stipula dei contratti, le approvazioni interne e i processi dei clienti devono essere accelerati ed eseguiti indipendentemente dal luogo.
- Conformità legale e conformità: in qualità di fornitore in un ambiente altamente regolamentato (ad es. Labour Protection Act, GDPR), BG prevent richiede soluzioni digitali con un alto valore probatorio in tribunale.
- Sostenibilità: la trasformazione digitale non dovrebbe solo snellire i processi, ma anche ridurre i costi di carta, stampa e spedizione come chiaro contributo alla strategia di sostenibilità.
- Aspettative dei clienti: i clienti moderni, sia privati che pubblici, si aspettano soluzioni digitali facili da usare e alla pari.
Perché BG prevent ha avuto bisogno di un partner nel settore dei servizi fiduciari e quali erano i requisiti specifici?
Con oltre 300 processi di firma critici, era chiaro che avevamo bisogno di un partner che non fosse solo un leader tecnologico, ma anche un fornitore di servizi fiduciari qualificato in conformità con il regolamento eIDAS. Per BG prevent, era fondamentale che la soluzione scelta potesse mappare i processi interni ed esterni in un’unica piattaforma, soddisfare elevati requisiti di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni, essere personalizzabile (ad es. white labelling) ed essere integrata nei sistemi esistenti come gli strumenti HR o di Facility Management.
Un processo di selezione strutturato con oltre 200 criteri di valutazione oggettivi nei settori della funzionalità, della sicurezza informatica, della protezione dei dati e del supporto ha gettato le basi per una soluzione sostenibile.
Perché Namirial?
Dopo un processo in più fasi (RfI, proof of concept, gara d’appalto, presentazione dal vivo), la decisione è stata chiaramente presa a favore di Namirial come partner strategico per la digitalizzazione. I fattori decisivi sono stati:
- firme elettroniche conformi a eIDAS (incluse le firme avanzate e qualificate),
- elevata flessibilità della piattaforma nella mappatura di flussi di lavoro complessi,
- implementazione rapida e un eccellente supporto da parte del team di lingua tedesca,
- la funzionalità white label nel BG completo impedisce il design,
- e buona usabilità su desktop e dispositivi mobili.
Inoltre, Namirial ha impressionato per la profonda conoscenza dei settori regolamentati, una forte sicurezza IT e una chiara attenzione alla facilità d’uso e alla scalabilità.
Oggi, oltre 150 processi di firma sono mappati digitalmente, dai contratti di lavoro ai referti medici fino ai rapporti di audit.
Cosa dice BG prevent
“Durante il processo di selezione, Namirial ci ha convinto non solo con una soluzione solida, ma soprattutto con una presentazione eccezionale: pratica, competente e con una reale comprensione delle nostre esigenze. Quello è stato il momento in cui abbiamo pensato: ok, va bene. Oggi beneficiamo di processi di firma integrati efficienti, conformi alla legge e ben congegnati”.
-Alexander Winkler, Strategic Project Manager
