L’obiettivo principale era quello di avviare il progetto all’interno dell’azienda con la gestione dei documenti amministrativi. I documenti cartacei venivano fotocopiati più volte e alcuni, nella migliore delle ipotesi, venivano archiviati digitalmente attraverso una serie di cartelle di Windows con l’enorme spreco di tempo di gestione e di ricerca se non con la perdita degli stessi. L’azienda ha sentito la necessità di adottare un sistema di archiviazione documentale, per velocizzare le ricerche, ma anche un sistema di Archiviazione Legale a Lungo Termine per l’eliminazione della carta che aveva raggiunto livelli notevoli. Grazie alla soluzione, l’obiettivo è stato raggiunto e contemporaneamente è stato attivato il flusso di approvazione delle fatture dei fornitori interagendo con il sistema ERP del cliente per il recupero dei centri di costo associati al fornitore con l’autorizzazione dei pagamenti.

L’azienda aveva bisogno di archiviare e conservare tutti i documenti amministrativi, sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo. Nel dettaglio, il progetto comprendeva le seguenti fasi: archiviazione fatture attive, archiviazione Fatture, archiviazione DDT attivi (e relativi strumenti di verifica), archiviazione DDT passivi (e relativi strumenti di verifica), documenti bancari e note spese, personalizzazioni. Prima di implementare la soluzione, tutta la documentazione era archiviata in parte su carta in più cartelle e in parte in file locali o nella rete aziendale. Questo meccanismo causava inefficienze in termini di tempo e risorse impiegate per le infinite operazioni di archiviazione, ricerca e condivisione delle informazioni.

L’azienda aveva bisogno di migliorare l’efficienza dei processi per la fase di raccolta e archiviazione dei documenti. Prima di implementare la soluzione, tutta la documentazione era archiviata in parte su carta e in parte su file. La gestione era delegata a diverse soluzioni non sempre integrate o integrabili. Questo meccanismo era causa di inefficienze e di perdite di tempo che si traducevano inevitabilmente in una bassa produttività dei dipendenti costretti ad archiviare, ricercare e condividere informazioni all’infinito. Meccanostampi S.r.l. ha scelto la soluzione con l’obiettivo di riorganizzare tutte le informazioni aziendali per semplificarne la gestione e renderle più facilmente disponibili.

Inizialmente l’obiettivo principale era quello di archiviare tutti i disegni tecnici. A seguito dell’utilizzo dello strumento, l’azienda è intervenuta sui processi che coinvolgono principalmente l’area di progettazione e produzione, l’area di rendicontazione degli interventi e le numerose comunicazioni e gestione dei termini di consegna che coinvolgono l’intera filiera. Questa documentazione era gestita in forma cartacea con i documenti fotocopiati più volte e alcuni archiviati, nella migliore delle ipotesi, in forma digitale attraverso una serie di cartelle di Windows. Inoltre, l’azienda ha avvertito la necessità di adottare un sistema di archiviazione dei documenti, per una ricerca più veloce, ma anche di un sistema di archiviazione sostitutiva per l’eliminazione della carta che aveva raggiunto livelli notevoli.