L’objectif principal était de lancer le projet au sein de l’entreprise avec la gestion des documents administratifs. Celle-ci était gérée sur papier, les documents étant photocopiés plusieurs fois, et certains archivés, au mieux, en mode numérique à travers une série de dossiers Windows avec l’énorme perte de temps de gestion et de recherche si ce n’est la perte des dossiers eux-mêmes. L’entreprise a ressenti le besoin d’adopter un système d’archivage électronique des documents, pour une recherche plus rapide, mais aussi un système d’archivage légal à long terme pour l’élimination du papier qui avait atteint des niveaux remarquables. Grâce à la solution, l’objectif a été atteint et en même temps le flux d’approbation des factures des fournisseurs a été activé en interagissant avec le système ERP du client pour la récupération des centres de coûts associés au fournisseur avec l’autorisation des paiements.

L’entreprise avait besoin d’archiver et de conserver tous les documents administratifs, tant pour le cycle actif que pour le cycle passif. Dans le détail, le projet a comporté les phases suivantes : archivage des factures actives, archivage des factures, archivage des DDT actifs (et outils de vérification associés), archivage des DDT passifs (et outils de vérification associés), documents bancaires et notes de frais, personnalisations. Avant la mise en place de la solution, toute la documentation était archivée en partie sur papier dans de multiples dossiers et en partie dans des fichiers locaux ou dans le réseau de l’entreprise. Ce mécanisme entraînait des inefficacités en termes de temps et de ressources utilisées pour les opérations sans fin d’archivage, de recherche et de partage de l’information.

L’entreprise avait besoin d’améliorer l’efficacité des processus pour la phase de collecte et d’archivage des documents. Avant la mise en place de la solution, toute la documentation était archivée en partie sur papier et en partie sur différents fichiers. Sa gestion était déléguée à différentes solutions qui n’étaient pas toujours intégrées ou intégrables. Ce mécanisme était cependant à l’origine d’une inefficacité, d’une utilisation inachevée de la gestion de l’entreprise et d’une perte de temps qui se traduisait inévitablement par une faible productivité des employés contraints d’archiver, de rechercher et de partager sans cesse des informations. Meccanostampi S.r.l. a choisi cette solution dans le but de réorganiser toutes les informations de l’entreprise afin d’en simplifier la gestion et de les rendre plus facilement disponibles.

Au départ, l’objectif principal était d’archiver tous les dessins techniques. Suite à l’utilisation de l’outil, l’entreprise est intervenue dans les processus qui concernent principalement la zone de conception et de production, la zone de rapport des interventions et les nombreuses communications et la gestion des conditions de livraison qui impliquent toute la chaîne d’approvisionnement. Cette documentation était gérée sur papier, les documents étant photocopiés plusieurs fois et certains étant archivés, au mieux, de manière numérique à travers une série de dossiers Windows. En outre, l’entreprise a ressenti le besoin d’adopter un système d’archivage des documents, pour une recherche plus rapide, mais aussi un système de stockage de remplacement pour l’élimination du papier qui avait atteint des niveaux remarquables.