El objetivo principal fue iniciar el proyecto dentro de la empresa con la gestión de documentos administrativos. Esta se gestionaba con papel, fotocopiaba los documentos varias veces, y algunos archivados, en el mejor de los casos, en modo digital a través de una serie de carpetas de Windows con la enorme pérdida de tiempo de gestión y búsqueda cuando no la pérdida de los mismos. La empresa sintió la necesidad de adoptar un sistema de archivo de documentos, para una investigación más rápida, pero también un sistema de archivo legal a largo plazo para la eliminación del papel que había alcanzado niveles notables. Gracias a la solución se logró el objetivo y a la vez se activó el flujo de aprobación de facturas de proveedores interactuando con el sistema ERP del cliente para la recuperación de los centros de costo asociados al proveedor con la autorización de pagos.

La empresa necesitaba archivar y conservar todos los documentos administrativos, tanto del ciclo activo como del ciclo pasivo. En detalle, el proyecto constaba de las siguientes fases: archivo de facturas activas, archivo de facturas, almacenamiento de DDT activo (y herramientas de verificación relacionadas), archivo de DDT pasivo (y herramientas de verificación relacionadas), documentos bancarios y notas de gastos, personalizaciones. Antes de la implementación de la solución, toda la documentación se archivaba en parte en papel en múltiples carpetas y en parte en archivos locales o en la red de la empresa. Este mecanismo provoca ineficiencias en términos de tiempo y recursos utilizados para las interminables operaciones de archivar, buscar y compartir información.

La empresa necesitaba mejorar la eficiencia de los procesos para la fase de recopilación y archivo de documentos. Antes de la implementación de la solución, toda la documentación se archivaba en parte en papel y en parte en diferentes archivos. Su gestión estaba delegada a diversas soluciones que no siempre eran integradas o integrables. Sin embargo, este mecanismo fue la causa de la ineficiencia, el uso inacabado de la gestión de la empresa y la pérdida de tiempo que inevitablemente resultó en una baja productividad de los empleados obligados a archivar, buscar y compartir información sin cesar. Meccanostampi S.r.l. eligió la solución con el objetivo de reorganizar toda la información de la empresa para simplificar la gestión y hacerla más accesible.

Inicialmente, el objetivo principal era archivar todos los dibujos técnicos. Tras la utilización de la herramienta, la empresa intervino en los procesos que implican principalmente el área de diseño y producción, el área de informes de las intervenciones y las numerosas comunicaciones y gestión de plazos de entrega que implican a toda la cadena de suministro. Esta documentación se gestionaba en papel con los documentos fotocopiados varias veces y algunos archivados, en el mejor de los casos, digitalmente a través de una serie de carpetas de Windows. Además, la empresa sintió la necesidad de adoptar un sistema de archivo de documentos, para una búsqueda más rápida, pero también un sistema de almacenamiento de sustitución para la eliminación del papel que había alcanzado niveles notables.