Integration Digitaler Signaturen kann jetzt einfach und schnell umgesetzt werden 

(HERRENBERG) – 21. August 2023: Am 9. August 2023 kündigte Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach eine Aufholjagd bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens an. Um diese Aufholjagd zu unterstützen bietet Namirial, Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste und Lösungen zur Orchestrierung von Signatur-Workflows, einen individuellen Digitalcheck für Mitarbeitende in Krankenkassen und Pflegeversicherungen an, die mit der Digitalisierung von Prozessen mit Unterschriften beauftragt sind. In diesen Prozessen schlummern derzeit noch große Reserven sowohl für die Senkung von Prozesskosten der Krankenkassen wie auch für einen viel besseren Service für Patientinnen und Patienten und eine effizientere Kommunikation mit Ärztinnen und Ärzten.

Habib Bejaoui, Vertriebsleiter der Namirial Deutschland GmbH und Experte für den Einsatz elektronischer Signaturen: „Neben dem E-Rezept und der elektronischen Patientenakte ist das Thema Digitale Signatur bei vielen Krankenkassen jetzt wieder auf der Tagesordnung. So langsam spricht sich herum, dass E-Signaturen, die über viele Jahre als kompliziert und teuer galten, mittlerweile ein „Quick Win“ sind. Man kann eben jetzt einfach und schnell beides erreichen: Prozesskosten senken und besseren Service für die Mitglieder. Möglich macht dies einerseits das Fernsignatur-Verfahren, andererseits wurden kürzlich immer mehr Verfahren zur Fernidentifizierung für die Bereitstellung von Zertifikaten zum Signieren akkreditiert.”

Seit einigen Monaten haben Krankenkassen eine breitere Auswahl an Möglichkeiten zur Integration und Orchestrierung digitaler Prozesse, die Unterschriften erfordern. Unternehmen, die Krankenkassen in der Digitalisierung beraten, sind sich einig: Sie empfehlen ihren Kundinnen und Kunden unter anderem:

• Informieren Sie sich auch über das Portfolio der Anbieter mit Hauptsitz außerhalb Deutschlands.
  Durch die EU-Verordnung 910/2014 eIDAS können deutsche Krankenkassen, wenn sie Zertifikate zur Erzeugung qualifizierter Signaturen benötigen, ihre Anbieter zur Integration elektronischer Signaturen mit Herkunft in der EU und dem EWR wählen. Diese Art von Signaturen ist erforderlich für einige Vorgänge, in denen die Schriftform vorgeschrieben ist. Für die Bereitstellung von Zertifikaten gibt es große Unterschiede je nach Herkunftsland der Anbieter. Welche Verfahren zugelassen sind oder voraussichtlich bald werden und welche nicht, ist zum Teil politisch motiviert. Wer sich dazu eingehender informiert, kann entscheidende Wettbewerbsvorteile für seine Krankenkasse identifizieren. 
• Ermitteln Sie die beste Lösung zur Orchestrierung Ihrer Prozesse im Omnikanal im konkreten Kontext ihrer Anwendungen und ihrer individuellen Systemumgebung.
  Nahezu alle Krankenkassen haben heute bereits Verfahren für digitales Unterschreiben im Einsatz. In der Praxis handelt es sich dabei oft um Insellösungen. Lösungen, die in erster Linie für das Signieren am PC oder auf dem Smartphone konzipiert wurden, eignen sich nur eingeschränkt für die Nutzung in der Geschäftsstelle. Andere Lösungen sind primär für interne Anwendungen entworfen worden. Last, but not least, haben manche Lösungen, die im Zuge der Pandemie hektisch eingeführt wurden, Schwachstellen beim Datenschutz und in der Prozesssicherheit. 
  

Einer der prominentesten Anbieter mit Hauptsitz im EU-Ausland ist die pan-europäische Namirial-Gruppe. Unter ihrem Dach befinden sich gleich zwei qualifizierte Anbieter von Vertrauensdiensten. Dadurch wird eine besonders hohe Ausfallsicherheit der Vertrauensdienste gewährleistet. Namirial bietet außerdem mit eSignAnyWhere eine Plattform zur Orchestrierung von Signatur-Workflows, die in vielen regulierten Branchen wie Banken, Versicherungen, der Automobil-Industrie oder Energielieferanten seit Jahren im Einsatz ist. Für zahlreiche Unternehmen agiert Namirial als Generalunternehmer für die Bereitstellung von Signatur-Workflows und Vertrauensdiensten. Unter anderem vertrauen Allianz, Finanz Informatik (der IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe) und Mercedes-Benz auf die Lösungen von Namirial.

Erfordernis zur Schriftform lässt sich auch digital erfüllen

Ein Erfordernis zur Schriftform ist heute nicht mehr gleichbedeutend mit dem Unterschreiben auf Papier. Schon seit dem ersten Signaturgesetz anno 1997 wurde im BGB die qualifizierte elektronische Signatur mit den gleichen Rechtswirkungen wie eine Unterschrift auf Papier verankert, vgl.  § 126 BGB Abs. 3. Für die Erzeugung dieser Signaturart benötigt man heute zur Speicherung und Nutzung der Zertifikate nicht mehr unbedingt extra Hardware – wie Smartcards und speziell zugelassene Kartenleser. Viele Kunden von Namirial lassen jeden Monat Zehntausende von Signaturen im Fernsignatur-Verfahren erstellen. Dabei werden die Zertifikate nach Identifizierung der Unterzeichnenden ad hoc im sicheren Rechenzentrum von Namirial bereitgestellt und zum Signieren von Dokumenten aktiviert. Im Finanzjahr 2022 wurden mit Namirial-Lösungen rund 600 Millionen qualifizierte elektronische Signaturen gemäß EU-Verordnung 910/2014 erzeugt.

Für die Identifizierung von Interessenten und Mitgliedern zur kurzfristigen Bereitstellung von Zertifikaten für elektronisches Signieren können Krankenkassen über Namirial auf eine Reihe von akkreditierten Verfahren zurückgreifen. So können zum Beispiel auch Mitarbeitende von Krankenkassen in Geschäftsstellen oder der Personalabteilung dafür geschult werden, als sogenannte “Registration Authority Officer” die Identifizierung im Auftrag von Namirial vorzunehmen. Man kennt solche Verfahren auch bei der Beauftragung Dritter, die Identifizierungen von Vertragspartnern nach dem Geldwäschegesetz vornehmen. Juristen sprechen in solchen Fällen auch davon, dass Mitarbeitende als Verpflichtete agieren.

Viele gute Gründe für elektronische Signaturen in den Prozessen von Krankenkassen 

Durch die Anwendung elektronischer Signaturen sparen Krankenkassen Papier, Porto und Zeit, profitieren von schlanken Workflows und haben weniger Fehlerquellen. Das stärkt sowohl Ihre Wettbewerbsfähigkeit als auch Ihre Attraktivität bei der Gewinnung neuer Mitarbeitender und Mitglieder. Für die meisten Vorgänge gibt es keine expliziten Vorschriften, so dass Kassen auswählen können, welche Signaturform sie dafür einsetzen.  

Krankenkassen haben ein großes Interesse an der Anwerbung neuer, möglichst junger Mitglieder mit geringen Risiken. Das gelingt, wenn man ihnen einen Wechsel so einfach wie möglich macht, was sich mit Hilfe von elektronischen Signaturen erreichen lässt und so die Erwartungen dieser meist digital sehr affinen Personen erfüllt. Gesetzliche Krankenkassen unterliegen für die Aufnahme von Interessenten gem. § 5 SGB V als Pflichtmitglieder keiner Formvorschrift. Freiwillige Mitglieder müssen gem. § 188 Abs. 3 SGB V ihren Beitritt schriftlich erklären, was sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur auch digital tun können.

Weitere Anwendungsfälle elektronischer Signaturen bei Krankenkassen im Kontakt mit ihren Mitgliedern sind beispielsweise die Beantragung und Abwicklung von Leistungen und zahlreiche Vorgänge in der Vertragsverwaltung. So müssen Selbstständige regelmäßig Auskünfte über die Einkommenshöhe erteilen und das Vorliegen der Voraussetzungen für einen Familienmitgliedschaft ist auch jährlich zu prüfen. Die Beantragung von Therapien und Kuren erfolgt heute auch noch oft umständlich mit Formularen, die zum Teil nur noch wegen der Unterschrift ausgedruckt werden. 

Wenn Vorgänge von jedem Gerät zu jeder Zeit von überall durchgeführt werden können, sind auch viel weniger Schreiben zur Erinnerung nötig – weil eben kein Login in die häufig nur schwach genutzten Portale und Apps der Krankenkassen nötig ist.Und sind doch noch Erinnerungen fällig, können diese automatisch durch das Signatur-Workflow-System erzeugt werden.   

Außerdem können die Krankenkassen eine Vielzahl interner Prozesse digital unterzeichnen lassen wie Arbeitsverträge, Vereinbarungen für Teilzeit oder Erklärungen zum Datenschutz und der Geheimhaltung.

Von umfangreicher Projekterfahrung profitieren – Jetzt Digitalcheck buchen

Die Namirial Signatur-Experten Daniel Peischl und Habib Bejaoui verfügen über umfangreiche Erfahrung über die Integration elektronischer Signaturen. In den letzten Jahren haben sie zahlreiche Organisationen im Gesundheitswesen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu digitalisieren und bereits digitalisierte Prozesse weiter zu optimieren. Sie wissen, worauf es im Detail ankommt. 

Über die neuen Möglichkeiten zur Identifizierung und Erzeugung von Signaturen, deren Integration und die Orchestrierung von Workflows mit Signaturen gibt es einen großen Beratungsbedarf. Für Verantwortliche für die Digitalisierung bei gesetzlichen und privaten Kranken- und Pflegeversicherungen bietet Namirial jetzt einen unverbindlichen individuellen Digitalcheck an. 

Um passgenaue Lösungsvorschläge zu machen, werden jeweils die Anwendungsfälle, die für die einzelne Krankenkasse im Vordergrund stehen, mit ihren rechtlichen, technischen und operativen Rahmenbedingungen reflektiert. Dabei können unter anderem folgende Fragen beleuchtet werden: 

• Status Quo: Sie haben bereits Signaturlösungen integriert? Dann schauen wir gemeinsam, wo es noch Luft nach oben gibt und wie sich weitere Lösungen ergänzend integrieren lassen.
• Zuständigkeit: Wer ist für die Signaturlösungen zuständig und führt diese in Ihrem Unternehmen ein?
• Auswahl: Welche Art von Signaturen werden benötigt? (Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur?)
• Signaturverlauf: Wie viele Personen müssen unterzeichnen und gibt es eine festgelegte Reihenfolge?
• Integration: Wie fügen sich unsere Signaturlösungen am besten in Ihre Prozesse ein?

Jetzt Termin zum Digitalcheck E-Signatur bei Krankenkassen vereinbaren 

Die Informationen in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt. Jegliche Haftung durch unvollständige, fehlerhafte oder veraltete Informationen schließen wir aus. Hinweise zur Präzisierung, Aktualisierung und Ergänzung nehmen wir jederzeit gerne via E-Mail an de@namirial.com entgegen. 

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